Sådan får du balance og struktur i dit arbejdsliv

Det er vigtigt med struktur i dit arbejde, så du har overblik over dine opgaver – og det er vigtigt, at du sørger for at holde fri. Ellers flyder det hele sammen, din hjerne når ikke at restituere og life-work balancen skrider.

Først og fremmest skal du finde ud af, hvad rammerne på din nye arbejdsplads er. Skal du møde ind senest kl. 8.30? Har du selv meget ”magt” over din kalender eller er den mere styret af, hvornår kunder booker sig ind? Kan du arbejde hjemmefra? Er der aften/weekend arbejde? Er der lokaler til fordybelse på kontoret mv.
Når du har overblik over rammerne, så er det tid til at teste af, hvordan du arbejder bedst indenfor dem.

Lav struktur i din arbejdsdag

• Planlægning: Start din dag med at lave en liste over opgaver, du skal gennemføre. Prioriter dem efter vigtighed og deadline.
• Opdeling: Del dagen op i flere blokke, og dedikér tiden til forskellige opgaver. En blok kan fx være besvarelse af e-mails eller fokuseret arbejdstid.
• Kend dit energiniveau: Fokuser på de mest presserende eller ressourcekrævende opgaver i de tidsrum, hvor du har mest energi. Arbejder du bedst om morgenen eller lige efter frokost?
• Ingen multitasking: Fokusér på en opgave ad gangen for at forbedre kvaliteten og minimere fejl.
• Hold pauser: Det er ok at holde pauser. Et pusterum i ny og næ forhindrer træthed og kan give dig fornyet energi, der øger kvaliteten af dit arbejde.
• Hav styr på tiden: Brug din kalender, påmindelser, alarmer, apps eller andre redskaber til at holde styr på din tidsplan, så du overholder dine deadlines.
• Evaluer din dag: Brug lidt tid på at se hvad der fungerede godt, og hvad der skal forbedres.
• Hvad med i morgen: Afslut dagen med at se på morgendagens opgaver. Det gør det lettere for dig at planlægge næste arbejdsdag, når du møder ind.

Find ud af hvilken arbejdsstil fungerer for dig

Du har helt sikkert erfaring fra din studietid eller studiejob, som du kan bruge, når du skal til at strukturere din tid.

”Tænk tilbage på studietiden og tænk på, hvornår på dagen du koncentrerede dig bedst og hvordan du håndterede deadlines. Var du mest effektiv om morgenen eller om aftenen? Trives du bedst med at være i god tid med dine opgaver eller var du bedst under pres? Der er forskel på energiniveau og hvornår vi præsterer godt”, siger Sanne Mattebjerg, der er karriererådgiver hos IDA.

Derudover kan nogle mennesker fokusere længere tid ad gangen uden problemer, og andre har brug for kortere intense intervaller og tager korte pauser mellem dem. Når du kender din præference, så prøv aktivt at følge det mønster, som passer til dig. Det kan fx være, at du blokerer ”fokustid” i din kalender, så du viser dine kollegaer, at i dette bestemte tidsinterval er du ikke tilgængelig. Hvis du sidder fysisk på arbejdspladsen og har brug for at fokusere uden forstyrrelser, så er det også okay at sige til dine kollegaer, at du dykker ned i en opgave, og at du dermed er utilgængelig.

Du skal spørge dig selv, om du arbejder bedst lige op til deadline, eller om du har det bedst med at fordele arbejdet over tid ved hjælp af et nøje planlagt skema? Den viden skal du tage med dig ind i dit nye arbejde – og se om det fungerer i de nye rammer eller om arbejdsrytmen i dit team eller dine arbejdsopgaver kræver, at du arbejder på en anden måde end det, du foretrækker.

Din nærmeste leder spiller også en vigtig rolle

”Forventningsafstemning med lederen er nøglen til at få struktur og balance i ens arbejdskalender”, slår Sanne Mattebjerg fast.

Hun uddyber: ”Det er ekstra vigtigt at være struktureret, hvis du, som de fleste andre, har flydende arbejdstider, hvor mange i princippet kan arbejde hvor som helst og når som helst og hvor mange arbejdspladser mangler arbejdskraft. Det betyder nemlig, at du skal være god til at sætte grænser for dig selv i forhold til, hvornår din arbejdsdag slutter, og fritiden begynder og hvor mange opgaver, du har. Hvis du føler, at du har for mange opgaver og dermed har svært ved at nå det hele indenfor din arbejdstid, så tag en snak med din leder. Det er din leders job at sikre, at du har en passende arbejdsbyrde. Det er også din leder, der skal hjælpe dig med, hvilke opgaver du skal prioritere eller hjælpe med at undersøge om arbejdet kan udføres på en måde, som passer både dig og arbejdspladsen. Du skal nemlig passe dig selv, din familie, venner og interesserer, uden at tænke på deadlines og presserende opgaver”.

Det kan selvfølgelig være svært at sige nej til opgaver eller gå tidligt på en fredag, når du som ny gerne vil vise sig frem og vise din leder, at det var den helt rigtige beslutning at ansætte netop dig. Men her har Sanne Mattebjerg et måske lidt overraskende råd; Du skal underpræstere en lille smule i begyndelsen af ansættelsen.

”Læg jævnt fra land, så kan du kun overraske positivt. I stedet for at kaste dig over alle de opgaver, du kan komme i nærheden af de første par uger, så tag dig tid til at lære arbejdsprocesserne at kende og til at få en god fornemmelse af, hvor lang tid du er om at løse de forskellige opgaver. Du skal ikke bevise dig selv på den korte, men på den lange bane,” fortæller karriererådgiveren.

Husk, at du altid kan kontakte IDAs rådgivere, hvis du har brug for hjælp til at skabe struktur i dit arbejde.